KLINGER Sweden ville testa AI på lagret. Fem veckor senare var det i drift.

Kortversionen

KLINGER Sweden ville digitalisera ett manuellt arbetsflöde vid exportpackningen utan att först byta eller bygga om sitt affärssystem. Nordvy byggde en app där AI läser befintliga följesedlar, lagerpersonalen registrerar packningen digitalt och exportdokumenten skapas automatiskt.

Fem veckor efter projektstart gick den första skarpa sändningen genom appen. Sedan dess har 21 exportsändningar med närmare 400 följesedlar hanterats i lösningen. Affärssystemet har inte behövt ändras.

På golvet i Järfälla

Det är vid packbordet man ser om en lösning som den här faktiskt fungerar.

Christian, ”Chrille”, är en av dem som packar företagets exportsändningar. Tidigare antecknades packuppgifterna på följesedeln och användes sedan som underlag när exportdokumenten skapades manuellt. Nu registreras packningen direkt i appen.

Möjligheten: förbättra flödet utan att byta system

Till varje exportsändning ska bland annat en packlista och ett certifikat tas fram. Grundinformationen finns i affärssystemet Microsoft Dynamics NAV och följer med ut till lagret på följesedeln.

Annan information blir känd först vid själva packningen, till exempel vilken batch som plockats, vilket kolli varan hamnat i och vad den färdiga pallen väger.

Tidigare antecknades den informationen på följesedeln och användes sedan för att manuellt skapa packlista, certifikat och packetikett. Det fungerade, men Malin såg en möjlighet att göra flödet enklare och mer digitalt.

KLINGER Sweden och Nordvy kartlade arbetsflödet och valde att låta Dynamics NAV vara orört. Följesedeln fick i stället fungera som länken mellan affärssystemet och den nya appen.

Så fungerar appen

AI används för en tydligt avgränsad uppgift: att läsa informationen på följesedeln. Resten av flödet bygger på vanliga regler och kontroller, med lagerpersonalen kvar i processen.

1. 1

   Följesedlarna laddas upp

   En eller flera följesedlar laddas upp som PDF. Appen delar upp filen och AI läser bland annat ordernummer, artikelnummer, benämning, antal, styckvikt och datum.

2. 2

   Människan granskar

   Den som packar ser den inlästa informationen tillsammans med motsvarande del av originaldokumentet och kan kontrollera den innan arbetet fortsätter.

3. 3

   Packningen registreras

   Lagerpersonalen registrerar det som faktiskt packas, bland annat antal, batch- eller serienummer, kolli, tillverkningskvartal, färg, pallmått och bruttovikt.

   Appen fungerar på platta, mobil och dator, och flera personer kan arbeta med samma sändning samtidigt.

   Chrille beskriver en av de inbyggda kontrollerna enkelt:

   ”Har du inte fyllt i allt kommer du inte vidare. En bra brandvägg i packningen.”

4. 4

   Dokumenten skapas

   När packningen är klar skapas packlista och certifikat automatiskt i företagets egna mallar. Båda bygger på informationen som redan registrerats vid packningen.

Fem veckor till skarp drift

Projektet startade i slutet av maj 2026. Fem veckor senare hanterades den första exportsändningen i appen. I mitten av juli var lösningen i skarp drift.

Slutet av maj

KLINGER Sweden och Nordvy kartlägger arbetsflödet och börjar bygga.

Vecka 5

Den första skarpa exportsändningen går genom appen.

Mitten av juli

Lösningen är i skarp drift.

Nordvy använder AI-agenter som verktyg i utvecklingsarbetet, under mänsklig styrning och kontroll. Det har gjort det möjligt att snabbt bygga, testa och förändra applikationen.

Minst lika viktigt har KLINGER Swedens arbetssätt varit. Malin och lagerteamet har provat lösningen under utvecklingen och löpande kommit med feedback. Malin uppskattar sin egen insats under de första fem veckorna till ungefär fem arbetsdagar.

Resultatet

Sedan starten har 21 exportsändningar, omfattande närmare 400 följesedlar, hanterats genom appen.

Effekten märks särskilt på större sändningar. Malin uppskattar att dokumentationen för en sådan sändning tidigare kunde ta omkring fyra timmar. Med det nya arbetsflödet handlar det i stället om ungefär en timme.

Samma flöde, bättre överblick

För Malin handlar förändringen inte bara om tid. Ett av målen är att alla ska arbeta på samma sätt och på så vis minska risken för fel.

Appen ger lagerpersonalen samma stöd, samma obligatoriska uppgifter och samma arbetsordning där ordningen är viktig. Samtidigt samlas packinformationen digitalt och blir enklare att följa i efterhand.

Det går att se vilken följesedel en sändning gäller, vilka batcher som registrerades och vem som packade respektive rad. Malin beskriver appen som ett extra skydd mot fel, eftersom det också går att se var i processen en eventuell avvikelse har uppstått.

Nästa steg

Nästa steg är att även skapa etiketterna i appen. Informationen finns till stor del redan registrerad, så samma data kan återanvändas i stället för att etiketten skapas i ett separat moment. Etiketterna kan också få QR-koder för snabb inläsning.

Samtidigt förbereder sig KLINGER Sweden för övergången från Dynamics NAV till Microsoft Business Central under 2027. Appen har inte krävt någon ombyggnad av Dynamics NAV och är inte tänkt som en tillfällig lösning, utan kan följa med in i det nya systemet.

För KLINGER Sweden innebär arbetet att företaget bygger upp ett digitalt arbetssätt redan nu och står bättre förberett inför övergången till Business Central.

Tillbaka till packbordet

Appen fortsätter att utvecklas utifrån erfarenheterna från dem som använder den. Några arbetar helst i mobilen, andra på dator. Flera personer behöver kunna arbeta parallellt, och detaljer i flödet justeras när lagerteamet ser vad som fungerar bäst i praktiken.

Chrille uppskattar att deras synpunkter snabbt märks i lösningen.

Malin tycker också att det är positivt att teamet har varit så positiva till förändringen och snabbt tagit till sig det nya. Det är särskilt värdefullt med tanke på den digitala resa KLINGER Sweden befinner sig i, med både AI-lösningar och en kommande uppgradering av affärssystemet.

Hon lyfter även fram samarbetet med Nordvy.